Keuzevrijheid in het lab ...................................

Een onderwerp dat hoog op de agenda staat bij het doen van empirisch onderzoek is de repliceerbaarheid ervan. Het is van het grootste belang dat de wetenschapper herhaalbare en betrouwbare resultaten boekt bij het doen van het onderzoek.

Hierbij zijn er veel factoren die een rol spelen. Een van deze factoren nemen we in dit artikel onder de loep, namelijk de verbruiksartikelen die daarbij nodig zijn.

De verbruiksartikelen zijn vaak stoffen van biologische of chemische aard die heel specifiek beschreven zijn. Naast de leverancier van het product kan ook het lotnummer van belang zijn.

Soms kunnen deze producten direct besteld worden via de catalogus. Vaak echter komen deze producten bij leveranciers vandaan, uit andere landen en mogelijk zelfs van een ander continent. Het betekent dat de wetenschapper op zoek gaat naar het product via zoekmachines op het internet en via de afdeling inkoop, een zogenaamde “vrije tekst” aanvraag plaatst. Deze “maverick spend” zorgt voor veel extra kosten en drukken op het budget van de onderzoeksafdeling.

Bij een Europese aanbesteding van deze productcategorie is het nog lastiger. De reden hiervoor is dat het aantal leveranciers dat uiteindelijk de aanbesteding gegund hebben gekregen beperkt is.

Bij onze klanten zien we in de praktijk dat de 80/20 regel hier van toepassing is. Twintig procent van de inkoop in deze productcategorie kost tachtig procent van de tijd van de verschillende partijen in deze keten.

In een onderzoek naar de analyse van de spend op het gebied van specifiek antilichamen bij een UMC komt naar voren dat 80,1 procent van de spend wordt besteed bij 14 vaste leveranciers. Vervolgens wordt bij 59 leveranciers, buiten het inkoopsysteem om, de overige 19,9 procent van het budget besteed.

Dit geeft aan dat er een grote behoefte bestaat in het laboratorium om een brede keuze te hebben in leveranciers.

Deze gedachte is het vertrekpunt van het S-DAS, zorg ervoor dat de wetenschapper optimale keuzevrijheid heeft. Om dit te realiseren hebben we op dit moment een basis van achttien miljoen producten, biologicals, reagents en chemicals tot op detailniveau verrijkt en klaar voor gebruik. Zo sluiten we nieuwe en bestaande leveranciers eenvoudig aan en vangen wij voor u een deel van de “maverick spend” op. Door dit op deze wijze in te vullen kan uw organisatie tot 80% van de vrije tekst aanvragen voorkomen in deze productgroepen. Dit zorgt er voor dat de doorlooptijd van aanvraag tot levering aanzienlijk verkort wordt en beperkt de administratieve last van de organisatie.

De wetenschapper krijgt op de juiste manier toegang tot informatie die voorheen alleen op het internet beschikbaar was, waarbij onderling vergelijken van producten een lastige en tijdrovende klus was. Er is direct inzicht of het product via de catalogus geleverd wordt en of er alternatieven zijn die kwalitatief beter, goedkoper en/of waarvan de leveringsvoorwaarden beter zijn. Met het toepassen van het S-DAS kunnen producten eenvoudig vergeleken worden, inclusief producten buiten de catalogus om. Ook deze product kunnen eenvoudig besteld worden en resulteren in reguliere orders binnen het ERP-systeem. Dit zorgt er tevens voor waar schaarste van goederen ervaren wordt dat daar direct op in gespeeld kan worden en er vaak toch geleverd kan worden.

Als het S-DAS wordt ingezet als een dynamisch aankoopsysteem(DAS) biedt dit grote voordelen voor de aanbestedende dienst. De keuze voor het inzetten van een DAS betekent namelijk dat gedurende de looptijd er van leveranciers aangesloten kunnen worden. Daar waar een reguliere aanbesteding de beperking oplegt aan het aantal gegunde leveranciers, kunnen bij een DAS leveranciers worden toegevoegd tijdens de looptijd. Op het moment dat er schaarste van bepaalde goederen ontstaat kunnen dus via het DAS die belangrijke alternatieve leveranciers alsnog worden opgenomen zonder uitzonderingsgrond.

Concreet houdt de inzet van S-DAS voor de wetenschapper dus in dat er meer keuzevrijheid is van verschillende leveranciers en daarbij dus van verschillende producten, er inzicht ontstaat daar waar dat nu ontbreekt, er sneller producten geleverd worden en meer budget beschikbaar blijft voor onderzoek.

Nieuwsgierig geworden wat wij voor uw organisatie toevoegen? Maak een afspraak voor een kop koffie en een prettig gesprek!